Stundenzettel für die Verhinderungspflege: Vorlage und Ausfüllhilfe
Kurz gesagt
Ein Stundenzettel hält fest, an welchen Tagen und in welchen Zeiten eine Ersatzpflegeperson die Pflege übernommen hat. Er ersetzt keinen Antrag, dient aber als Nachweis für die Abrechnung bei der Pflegekasse.
Die Pflegekasse verlangt für die Abrechnung der Verhinderungspflege in der Regel einen nachvollziehbaren Nachweis über die geleisteten Stunden. Ein Stundenzettel liefert genau das: Datum, Uhrzeit, Dauer und Unterschrift. Ob Ihre Kasse ein eigenes Formular vorgibt oder eine formlose Aufstellung akzeptiert, erfahren Sie bei der Kasse selbst. Diese Seite zeigt, welche Angaben sinnvoll sind und wie Sie einen eigenen Zettel aufbauen.
Diese Angaben gehören auf den Stundenzettel
Ein brauchbarer Stundenzettel ist knapp und eindeutig. Die Kasse muss daraus erkennen können, wer wann wie lange gepflegt hat und für wen. Die folgende Tabelle zeigt einen Aufbau, den Sie in einer Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation nachbauen können.
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Datum | Kalendertag des Einsatzes |
| Beginn | Uhrzeit, zu der die Ersatzpflege startet |
| Ende | Uhrzeit, zu der sie endet |
| Dauer | Stunden pro Tag, aus Beginn und Ende errechnet |
| Tätigkeit | Stichworte, etwa Grundpflege, Begleitung, Haushalt |
| Unterschrift | der Pflegeperson, bei Bedarf auch der pflegebedürftigen Person |
Im Kopf des Dokuments stehen Name, Geburtsdatum und Versichertennummer der pflegebedürftigen Person sowie Name und Anschrift der Ersatzpflegeperson. Diese Daten tragen Sie auf Ihrem eigenen Ausdruck oder Ihrer eigenen Datei ein, nicht auf dieser Website.
Stundenweise Verhinderungspflege: Tage, Wochen und Stunden
Die Verhinderungspflege ist auf bis zu 8 Wochen im Jahr begrenzt. Sie können sie tage- oder stundenweise nutzen. Entscheidend für die Abrechnung ist der gemeinsame Jahresbetrag von 3.539 € für Verhinderungs- und Kurzzeitpflege, der ab Pflegegrad 2 gilt und seit dem 1. Juli 2025 besteht. Eine Vorpflegezeit ist seit diesem Datum nicht mehr nötig.
Bei stundenweisem Einsatz führen Sie jeden Einsatz einzeln auf, auch wenn er nur wenige Stunden dauert. Am Monatsende oder nach dem letzten Einsatz addieren Sie die Stunden und, bei einer bezahlten Pflegekraft, den vereinbarten Stundenlohn. Details zum Budget und zur Rechnung finden Sie unter Verhinderungspflege: Budget, Antrag und Abrechnung. Ihr Budget können Sie mit dem Verhinderungspflege-Rechner überschlagen.
Besonderheiten bei Angehörigen als Ersatzpflege
Übernehmen nahe Angehörige bis zum 2. Grad die Ersatzpflege, gilt als Obergrenze das Zweifache des monatlichen Pflegegelds. Für Pflegegrad 3 wären das beispielsweise 2 × 599 €, also 1.198 €. Die Kasse erstattet in diesem Fall in der Regel keinen frei vereinbarten Stundenlohn, sondern nachgewiesene Aufwendungen. Der Stundenzettel hilft dann, den zeitlichen Umfang zu belegen.
Welche Nachweise für Angehörige genau verlangt werden, legt die jeweilige Pflegekasse fest. Fragen Sie vor der Abrechnung bei Ihrer Kasse nach, welche Belege sie erwartet.
Eigenes Muster oder Formular der Kasse
Manche Pflegekassen stellen für die Abrechnung ein eigenes Formular oder einen eigenen Stundennachweis bereit. Fragen Sie deshalb vorab bei Ihrer Pflegekasse nach, ob sie ein bestimmtes Formular verlangt. Gibt es eines, verwenden Sie bevorzugt dieses, denn es enthält genau die Felder, die dort geprüft werden. Ein selbst erstelltes Muster ist sinnvoll, wenn Ihre Kasse keine Vorgabe macht oder wenn Sie Einsätze über mehrere Wochen übersichtlich sammeln möchten. Kassenspezifische Hinweise bündeln die Seiten Verhinderungspflege bei der AOK, bei der DAK und bei der KKH.
Typische Fehler beim Ausfüllen
Unleserliche oder nachträglich zusammengeschätzte Zeiten führen häufig zu Rückfragen und verzögern die Erstattung. Tragen Sie jeden Einsatz am selben Tag ein.
- Fehlende Unterschrift der Pflegeperson
- Zeiten ohne Beginn und Ende, nur mit Gesamtstunden
- Einsätze, die sich mit Tagespflege oder Pflegedienst überschneiden
- Fehlende Angabe, in welchem Verhältnis die Pflegeperson zur pflegebedürftigen Person steht
Den Antrag selbst stellen Sie nicht über den Stundenzettel. Dafür gibt es die Seite Verhinderungspflege-Antrag.
Erstellen Sie jetzt Ihren Stundenzettel nach der Tabelle oben, tragen Sie den ersten Einsatz noch am selben Tag ein und prüfen Sie anschließend mit dem Verhinderungspflege-Rechner, wie viel vom Jahresbetrag noch frei ist.
Häufige Fragen
Brauche ich für die Verhinderungspflege zwingend einen Stundenzettel?
Ein Nachweis über die geleisteten Zeiten wird bei der Abrechnung üblicherweise erwartet. Ob die Kasse dafür ein eigenes Formular oder eine formlose Aufstellung akzeptiert, entscheidet sie selbst. Fragen Sie bei Ihrer Pflegekasse nach.
Kann ich einen selbst erstellten Stundenzettel verwenden?
In vielen Fällen ja, sofern er Datum, Beginn, Ende, Dauer und Unterschrift enthält. Hat Ihre Kasse ein eigenes Formular, ist dieses die sicherere Wahl.
Wie viel steht für Verhinderungspflege zur Verfügung?
Ab Pflegegrad 2 gibt es einen gemeinsamen Jahresbetrag von 3.539 € für Verhinderungs- und Kurzzeitpflege. Die Verhinderungspflege ist auf bis zu 8 Wochen im Jahr begrenzt.
Was gilt, wenn ein Angehöriger die Ersatzpflege übernimmt?
Bei Angehörigen bis zum 2. Grad ist der Betrag auf das Zweifache des monatlichen Pflegegelds begrenzt. Erstattet werden in der Regel nachgewiesene Aufwendungen, nicht ein frei vereinbarter Stundenlohn.
Quellen
- Sozialgesetzbuch XI — Soziale Pflegeversicherung — Rechtsgrundlage aller Leistungen und ihrer Beträge.
Beträge geprüft am 2. November 2026. Maßgeblich ist immer der Bescheid Ihrer Pflegekasse.
Nächste Schritte
- Budget prüfen
Berechnen Sie, wie viel vom Jahresbetrag für Verhinderungspflege noch zur Verfügung steht.
Zum Verhinderungspflege-Rechner → - Antrag stellen
Reichen Sie den Antrag auf Verhinderungspflege bei Ihrer Pflegekasse ein.
Zur Antragsvorlage → - Regeln nachlesen
Anspruch, Fristen und Abrechnung im Zusammenhang erklärt.
Zur Verhinderungspflege →